Google Doc. Hoja de cálculo (II)

Tipos de datosLas celdas están destinadas a contener información, datos, que darán "vida" a nuestra hoja de cálculo.

Básicamente, una hoja de cálculo podemos introducir estos tipos de datos:

 Valores constantes. Son datos que introducimos directamente, y no varían a no ser que los modifiquemos nosotros directamente. Estos valores pueden ser números, fecha / hora o texto.

Puedes encontrar información más detallada sobre valores constantes en este básico .

 Fórmulas. Una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula comienza siempre por el signo =.

Puedes encontrar información más detallada sobre fórmulas siguiendo este básico .

Introducción de datosPodemos introducir los tipos de datos que hemos visto en las celdas de nuestra hoja de cálculo.

Para hacerlo, basta con hacer clic sobre la celda y teclear lo que queramos introducir. Si previamente habíamos copiado algo, podemos pegarlo directamente tras hacer clic en la celda.

Una vez introducidos, podemos hacer dos cosas:

• Aceptar los cambios y validar. Pulsamos la tecla Intro para terminar la edición y que los nuevos datos quedan reflejados en la celda, y pasamos a editar la celda de debajo. En vez de Intro podemos utilizar las flechas de dirección, para pasar a editar la celda en la dirección de la flecha.
  También podemos hacer clic en otra celda, a no ser que estemos escribiendo una fórmula, ya que en ese caso sirve para referenciar la celda, como veremos.
• Cancelar los cambios. Pulsamos la tecla Esc y salimos de la celda sin que se guarden los datos introducidos.

Hay que tener en cuenta que al hacer esto no editamos el contenido de una celda, lo sustituimos.

Al introducir una fórmula, en la celda se mostrará el resultado, Si seleccionamos la celda, podemos ver su contenido real en la parte inferior de la pantalla.

También podemos usar la Bárra de fórmulas, que además, nos permite editar el contenido de la celda.

Si esta barra no se muestra, puedes activarla a través del menú Ver → Mostrar la barra de fórmulas.

Modificar datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después de la introducción.

Si hemos cometido un error al introducir datos, y aún no hemos validado, podemos utilizar la teclaRetroceso (Bcksp) para borrar los últimos caracteres escritos. Recuerda que no se puede utilizar la Flecha Izquierda, ya que equivale a validar los datos y pasar a la celda de la izquierda.

Si queremos modificar una celda que ya contiene datos podemos hacer tres cosas:

• Si queremos sustituir los datos, por ejemplo un 3 por un 4, simplemente hacemos clic e introducimos los datos. Los nuevos datos sustituirán a los antiguos.
• Si queremos editar al contenido de la celda, por ejemplo para corregir un texto o una fórmula, hemos de entrar a la celda en modo de edición. Esto lo podemos hacer haciendo clic sobre la celda y pulsando Intro o F2, o directamente con doble clic. A partir de ahí, podemos editar el contenido de forma normal, incluso utilizar las flechas de dirección para desplazarnos por los caracteres.
  Al finalizar, podemos pulsar Intro para aceptar los cambios o Esc para recuperar el contenido de la celda antes de editarla.
• Podemos usar la Barra de fórmulas, tras seleccionar la celda.

Errores en los datos

Cuando introducimos una fórmula o una función y validamos los datos, puede que se produzca un error. Por ejemplo, porque intentamos dividir por 0, una función está mal escrita, intentamos sumar un número y un texto, etc...

Cuando esto suceda, el contenido de la celda cambiará a donde TEXTO_ERROR cambiará dependiendo del tipo de error.

En la esquina superior izquierda de la celda aparecerá un triángulo naranja. Si dejamos el cursor sobre él se mostrará información sobre el error.

Por ejemplo, estos son los errores más frecuentes:

#NAME? cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos, o no se reconoce el texto de la fórmula o el nombre de la función.

#DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula. Por ejemplo, una búsqueda no encuentra coincidencias.

#ERROR! cuando se produce un error de análisis.

#REFR! cuando se produce una dependencia circular, por ejemplo, si en una celda intentamos sumar esa celda más otra.

Selección de de celdas

Antes de poder realizar determinadas acciones sobre las celdas, como borrarlas o aplicarles formato, tenemos que seleccionarlas. Las celdas seleccionadas se muestran de color azul.

Podemos seleccionar una celda individual, como hemos visto hasta ahora, o un rango.

Un rango es un rectángulo de celdas adyacentes. El rango se define con el nombre de la celda de la esquina superior izquierda, dos puntos (:), y el nombre de la esquina inferior derecha. Así, el rangoB3:C6 comprende las celdas B3, B4, B5, B6, D3, D4, D5 y D6.

En las últimas versiones, Google Docs se refiere a los rangos como intervalos, así que puede que lo veas escrito de ambas formas.

Cuando el rango comprenda todas las filas de la columna, podemos escribir sólo la letra. Así, el rango A:A se corresponde con toda la columna A, y el rango A:C con las columnas A, B y C.

Podemos asignar nombres a los intervalos para que no sea más sencillo utilizarlos, como puedes ver en este avanzado .

 Para seleccionar una celda:

• Basta con hacer clic sobre ella. Si nos vamos desplazando con el teclado, iremos cambiando la celda seleccionada.

 Para seleccionar un rango de celdas:

• Podemos hacer clic en una celda y manteniendo el botón del ratón pulsado, arrastrar. A medida que avancemos veremos las celdas que quedan seleccionadas. Cuando aparezcan seleccionadas las que nos interesan, soltamos el botón.
• También podemos hacer clic en una de las celdas que quedarán en la esquina del rango, y hacer Shift (Mayúsculas) + Clic en la celda que queremos que forme la esquina diagonalmente opuesta.
• Otra forma sería utilizando sólo el teclado, desplazándonos con las flechas de dirección mientras mantenemos pulsada la tecla Shift (Mayúsculas) haciendo que el rango seleccionado aumente o disminuya. Del mismo modo, podemos utilizar cualquiera de las teclas que nos permiten desplazarnos por la hoja.
• Si el rango que queremos seleccionar corresponde con una columna, basta con pulsar en su encabezado. Si hacemos Shift + Clic sobre el encabezado de otra columna, se seleccionarán también todas las columnas que haya entre las dos.
  Del mismo modo podemos seleccionar filas, pero no podemos seleccionar a la vez filas y columnas.
• Si el rango coincide con toda la hoja, basta con hacer clic en la esquina superior izquierda de la hoja, donde se juntan los encabezados de filas y columnas.